À quelques semaines d'un audit, la vraie question n'est pas de savoir s'il reste du travail, mais combien d'heures il représente et si elles tiennent dans le délai. Indiquez le nombre d'indicateurs applicables à votre organisme, la part des preuves déjà rattachées, le temps moyen pour retrouver une preuve manquante et vos heures disponibles chaque semaine : l'estimateur calcule les preuves à réunir, les heures de préparation et le rythme hebdomadaire nécessaire pour être prêt à la date prévue.
L'estimateur commence par calculer le nombre total de preuves que votre dossier devrait contenir : le nombre d'indicateurs applicables multiplié par le nombre de preuves attendues par indicateur. Il en retire la part que vous déclarez déjà rattachée et à jour, ce qui donne le nombre de preuves à retrouver ou à produire. Chaque preuve manquante coûte le temps moyen de recherche que vous avez indiqué. À cela s'ajoute, pour chaque indicateur, un temps de vérification : relire les preuves, contrôler les dates et la cohérence entre les documents, préparer ce que vous direz à l'auditeur. Ce temps s'applique aussi aux indicateurs déjà complets, car un dossier se relit toujours avant un audit. Le total en heures est ensuite comparé aux semaines qui vous séparent de la date d'audit et au nombre d'heures que vous pouvez y consacrer chaque semaine, pour dire si le délai est tenable.
Le calcul suppose que toutes les preuves manquantes demandent le même temps, alors qu'en réalité retrouver une convention signée prend quelques minutes et rédiger une analyse des retours stagiaires peut prendre une heure. Utilisez une moyenne pondérée ou testez plusieurs valeurs. L'estimateur ne compte pas non plus les corrections de pratique : si un indicateur n'est pas seulement mal documenté mais réellement non appliqué, par exemple une satisfaction jamais recueillie, aucune heure de préparation ne remplacera l'action manquante, et une preuve fabriquée après coup risque d'être repérée par l'auditeur. Enfin, le nombre d'indicateurs applicables dépend de vos catégories d'actions : vérifiez votre périmètre plutôt que de préparer des preuves hors sujet.
Si le délai est trop court, deux leviers existent : augmenter les heures hebdomadaires sur une période courte, ou demander au certificateur si la date peut être décalée. Dans les deux cas, mieux vaut le savoir six semaines avant que la veille.
QualioPreuve affiche les indicateurs sans preuve et les documents expirés toute l'année, pour que le délai avant l'audit ne soit plus jamais trop court.
Demander un accès Lire le blog