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Votre dossier Qualiopi est-il vraiment prêt à être présenté à l'auditeur ?

Cette checklist s'adresse aux responsables d'organismes de formation et aux formateurs indépendants qui préparent un audit initial, de surveillance ou de renouvellement. Elle reprend la logique décrite dans notre article sur les preuves à réunir pour son audit Qualiopi et les conseils de préparation d'un audit initial pour un petit organisme. Pour savoir si le délai restant suffit, complétez-la avec l'estimateur de temps de préparation d'audit. Elle sert de dernier passage en revue, pas de liste officielle : le périmètre exact des indicateurs applicables est à confirmer avec votre certificateur.

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Checklist de préparation d'audit Qualiopi

Date : ______________   Réalisé par : ____________________

Périmètre et cadre de l'audit

  • Vérifier les catégories d'actions déclarées : formation, bilan de compétences, validation des acquis, apprentissage
  • Lister les indicateurs applicables à ce périmètre et écarter ceux qui ne vous concernent pas
  • Relire la convocation ou le planning transmis par le certificateur : date, durée, lieu ou visioconférence
  • Identifier les indicateurs ou points sensibles annoncés pour un audit de surveillance
  • Préparer la liste des sessions réalisées sur la période, avec dates, effectifs et intervenants
  • Vérifier que le nom, l'adresse et les mentions administratives de l'organisme sont identiques sur tous les documents

Information du public et conception des prestations

  • Contrôler que chaque prestation dispose d'un support d'information à jour : objectifs, durée, prérequis, tarifs, modalités d'accès
  • Vérifier la présence des délais d'accès et des informations sur l'accessibilité aux personnes en situation de handicap
  • Réunir les indicateurs de résultats diffusés au public et la source de chaque chiffre
  • Rassembler pour chaque formation un programme détaillé avec objectifs, contenus, méthodes et modalités d'évaluation
  • Vérifier que les modalités d'adaptation aux besoins du bénéficiaire sont décrites et appliquées
  • Contrôler la cohérence entre le programme, la convention ou le contrat et ce qui a réellement été dispensé

Accueil, suivi et évaluation des bénéficiaires

  • Réunir les conventions, contrats et devis signés pour un échantillon de sessions récentes
  • Vérifier les feuilles d'émargement ou les traces de connexion pour les formations à distance
  • Rassembler les questionnaires de positionnement ou d'évaluation des prérequis à l'entrée
  • Réunir les évaluations des acquis en cours et en fin de formation, ainsi que les attestations remises
  • Vérifier que le livret d'accueil ou le règlement intérieur a bien été transmis aux stagiaires
  • Contrôler le traitement des abandons, des difficultés d'apprentissage et des réclamations, avec les réponses apportées
  • Réunir les preuves de suivi spécifiques à l'alternance ou au bilan de compétences si ces catégories sont déclarées

Moyens, compétences et environnement professionnel

  • Rassembler les CV, diplômes ou attestations d'expérience de chaque intervenant, y compris les sous-traitants
  • Réunir les preuves de développement des compétences des formateurs : formations suivies, participation à des événements
  • Vérifier les contrats ou conventions de sous-traitance et la manière dont vous contrôlez la qualité des prestations sous-traitées
  • Contrôler que les moyens matériels et pédagogiques annoncés correspondent aux locaux et outils réellement utilisés
  • Réunir les traces de veille réglementaire, pédagogique et sur votre secteur, avec ce que vous en avez fait
  • Vérifier la description du réseau de partenaires et d'acteurs mobilisés pour l'accueil du handicap

Satisfaction, non-conformités et amélioration continue

  • Vérifier qu'un questionnaire de satisfaction a été recueilli pour chaque session de la période
  • Réunir la synthèse des appréciations des stagiaires et les décisions prises à partir de ces retours
  • Rassembler les retours des financeurs, des entreprises ou des prescripteurs lorsqu'ils existent
  • Relire le rapport de l'audit précédent et vérifier que chaque non-conformité relevée a été levée avec preuve
  • Mettre à jour le registre des réclamations, des aléas et des actions correctives, avec les dates de clôture
  • Rédiger ou actualiser un plan d'amélioration continue daté et signé

Cohérence du dossier et organisation du jour J

  • Classer le dossier par indicateur, en version papier ou numérique, avec un sommaire lisible
  • Vérifier les dates, les versions et les signatures sur les documents présentés
  • Repérer les incohérences entre documents : durées, effectifs, intervenants, tarifs
  • Écarter les documents jamais utilisés en pratique plutôt que de les présenter comme des preuves
  • Désigner la personne qui présentera le dossier et prévoir la disponibilité d'un formateur pour répondre aux questions
  • Préparer la salle ou la connexion, l'accès aux archives et aux outils de suivi le jour de l'audit
  • Vérifier la sauvegarde du dossier complet avant l'audit

Comment utiliser ce modèle

  • À parcourir une première fois six à huit semaines avant l'audit, puis une dernière fois dans la semaine qui précède.
  • À remplir par le responsable qualité ou le dirigeant, avec l'appui des formateurs concernés.
  • À conserver avec le dossier d'audit : la checklist datée sert elle-même de trace de votre préparation.
  • Un point non coché signale une preuve à retrouver ou une pratique à corriger, jamais un document à fabriquer.

Questions sur ce modèle

Cette checklist couvre-t-elle tous les indicateurs du référentiel ?
Elle regroupe les vérifications les plus courantes par grande famille de critères, sans reprendre le référentiel indicateur par indicateur. Le périmètre exact dépend de vos catégories d'actions et de la version en vigueur du référentiel : confirmez-le avec votre certificateur et adaptez la liste.
Faut-il l'utiliser aussi pour un audit de surveillance ?
Oui, avec un accent particulier sur la section consacrée aux non-conformités passées et à l'amélioration continue, puisque l'auditeur y vérifie la tenue des engagements dans le temps. Les sections sur le périmètre restent utiles, car vos catégories d'actions ont pu évoluer depuis l'audit précédent.
Que faire si une case ne peut pas être cochée à temps ?
Distinguez deux cas. Si la preuve existe mais reste à retrouver, planifiez le temps nécessaire. Si la pratique n'existe pas, corrigez-la réellement dès maintenant et conservez la trace de cette mise en place : un auditeur préfère une action récente et sincère à un document reconstitué.
Comment éviter de refaire ce travail à chaque audit ?
En rattachant chaque preuve à son indicateur au moment où elle est produite, comme le décrit notre article sur l'organisation des preuves au fil de l'eau. Un classeur bien tenu, un tableur ou un outil dédié comme QualioPreuve conviennent : l'essentiel est de ne plus reconstituer le dossier dans l'urgence.

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QualioPreuve aide les organismes de formation à suivre leurs indicateurs Qualiopi, rassembler leurs preuves et préparer sereinement leur audit initial comme de surveillance.

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