Ce modèle s'adresse aux organismes de formation qui doivent traiter un écart relevé par un auditeur, ou qui souhaitent consigner leurs propres constats internes avant qu'ils ne deviennent des non-conformités. Il applique la méthode décrite dans notre article sur la façon de lever une non-conformité et éviter qu'elle ne se reproduise, et fournit une trace utile pour l'audit de surveillance, où la levée effective des écarts passés est contrôlée. Une fiche par écart, remplie à la main ou dans votre outil de suivi, et conservée avec le dossier d'audit.
La présente fiche consigne un écart entre une exigence du référentiel national qualité et la pratique constatée au sein de l'organisme, ainsi que le traitement qui lui est apporté. Elle vise à documenter, pour chaque écart, l'analyse de sa cause, l'action corrective retenue, sa réalisation et la vérification de son efficacité dans le temps. Une fiche distincte est ouverte pour chaque écart, qu'il ait été relevé par un auditeur externe ou par l'organisme lui-même.
L'écart est décrit de manière factuelle, en précisant l'indicateur concerné, la situation observée et les documents ou sessions sur lesquels le constat repose. Lorsque l'écart provient d'un rapport d'audit, la formulation de l'auditeur est reprise sans la reformuler. Aucune justification n'est portée dans cette partie : l'objectif est de fixer ce qui a été constaté, à la date du constat, pour pouvoir y revenir sans ambiguïté.
Avant toute action, le responsable identifie l'origine réelle de l'écart : absence de procédure, procédure existante mais non appliquée, manque d'outil, oubli isolé, méconnaissance de l'exigence ou surcharge de travail. Cette analyse conditionne la pertinence de l'action corrective. Un écart traité uniquement sur son symptôme, par exemple en produisant le document manquant sans changer la pratique, a toutes les chances de se reproduire à la session suivante.
L'action corrective décrit concrètement ce qui sera fait, par qui et pour quelle date. Elle porte sur la pratique de l'organisme et non sur la seule constitution d'une preuve. Le responsable désigné s'assure de sa mise en oeuvre et informe le dirigeant de tout obstacle rencontré. Lorsque l'action nécessite plusieurs étapes, celles-ci sont listées avec leur échéance propre, et la fiche est mise à jour à chaque étape franchie.
La réalisation de l'action est attestée par au moins une preuve datée : document mis à jour, procédure diffusée, questionnaire recueilli, compte rendu de réunion, capture d'écran de l'outil de suivi. Cette preuve est jointe à la fiche et rattachée à l'indicateur concerné dans le dossier d'audit. Si l'écart a été relevé par le certificateur, les preuves sont transmises dans le délai prévu par la convention de certification, à vérifier selon les conditions de votre certificateur et les textes en vigueur.
Une fois l'action réalisée, le responsable vérifie après un délai raisonnable, par exemple à la session suivante ou lors de la revue trimestrielle, que l'écart ne s'est pas reproduit et que la nouvelle pratique est bien appliquée. Le résultat de cette vérification est noté sur la fiche avec sa date. En cas de récidive, une nouvelle analyse de cause est menée et la fiche reste ouverte jusqu'à ce qu'une action plus adaptée ait produit ses effets.
La fiche est clôturée par le responsable qualité ou le dirigeant lorsque l'action est réalisée, prouvée et vérifiée. Elle est conservée avec les autres fiches dans un registre des non-conformités et des actions correctives, en version papier ou numérique, pendant au moins la durée du cycle de certification. L'ensemble du registre constitue une preuve de la démarche d'amélioration continue de l'organisme et sera présenté lors des audits suivants.
QualioPreuve aide les organismes de formation à suivre leurs indicateurs Qualiopi, rassembler leurs preuves et préparer sereinement leur audit initial comme de surveillance.
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